רשת חינוך - הנה מלכ"ר שהשגת מטרותיו תלויה במידה רבה
מאוד ביכולתו לעמוד ביעדיו התקציביים. מקורות התקציב של רשת החינוך
נובעים מגורמים שונים: משרד החינוך, המתקצב ומעביר כספים על סמך
תלמידים וקריטריונים נוספים; משרדי ממשלה אחרים (רווחה, בטחון..);
רשויות מקומיות וכמובן ההורים.
רשת חינוך הפרוסה ברמה ארצית יכולה למנות עשרות בתי ספר.
מטה הרשת מספק שירותים של: מחשוב מרכזי, חשבות, הנהלת חשבונות, מחלקה
פדגוגית, מחלקה לפתוח תוכניות ועוד כאשר לכל מנהל בית ספר ישנה
אוטונומיה ניהולית בנושאים מסוימים הקשורים לשקול דעתו.
הפונקציות הניהוליות שברשת החינוך מקבילות לפונקציות
ניהוליות בארגון עסקי: מנכ"ל, מנהל כספים, מנהל תפעול, מנהל רכש, מנהל
מערכות מידע, מנהלת פדגוגית ומנהלי בתי ספר.
ישויות מנוהלות
מערכת ERP המתמחה במחשוב רשת חינוך נדרשת לטפל בנושאים
הבאים:
מרכז הרשת: מחשוב כולל של מרכז הרשת עם
דגש על נושא ה-BILLING והבקרה המרכזית, ניהול ומעקב פרויקטים.
בתי הספר: כלים לתכנון תקציבי, ניהול
ומעקב פרויקטים ברמה זו.
תלמידים: פרטים כלליים, נתוני הורים,
תמיכות, רקע פדגוגי (כתה, מגמה ומקצוע) וחישוב הזכאות לתקציבי ממשרד
החינוך
מורים: נתוני מורה, השכלה, וותק כללי,
וותק בבית הספר. מנגנוני תכנון תקציבי וקביעת פרופיל בית הספר בהקשר
להקצבות משרד החינוך. כמו כן חשוב נתון עלות שעת עבודה של מורה
בבית הספר.
דגשים ביישום מודולים שונים של מערכת
ERP ברשת החינוך
רכש
היישום הנדרש בתחום הרכש הנו: יישום רכש מבוקר תקציב.
דרישות הרכש מנותבות למרכז הרשת ומגובות במהלכי WF של אישור ובקרה
אלקטרונית. מהלכי האישור האלקטרוניים מנותבים לבעלי התפקידים השונים
בהתאם לפרמטרים של גורם מאשר או מדרג כספי. לאחר שההזמנות מאושרות,
מסופקים השירותים והתשלום מתבצע באופן מרוכז על ידי המטה. מרבית הרכש
הנו רכש של שירותים כגון: שירותי ייעוץ, טיולים, מחשוב וכדומה, הרכש
בהיבט הלוגיסטי הוא מצומצם יחסית.
כספים
במהלך יישום מודול הכספים נדרש לטפל במספר מוקדים
תמחירים - שאחד החשובים שבהם הנו בית הספר. במודול הכספים מנוהלות שתי
תקופות זמן שאינן חופפות: שנה קלנדארית ושנת הלימודים. על המערכת
לאפשר הפקת דוחות כספיים ברמת בתי הספר השונים ובהתאם לתקופות הזמן
השונות.
ניהול פרויקטים
ברשת חנוך מבצעים פרויקטים שונים בתחומי חינוך, בנייה
ועוד. הפרויקטים ברובם משויכים לבית ספר וביצועם מותנה בתקציב ייעודי
לפרויקט. רוב הפרויקטים הנם רב שנתיים. על מערכת ה-ERP לאפשר
ניהול תקציב ברמת פרויקט הן ברמת מטה הרשת והן ברמת בית הספר.
היבט חשוב נוסף הנו מעקב התקדמות מימוש תקציב הפרויקט וקבלת דוח
סטאטוס של הפרויקט בכל רגע נתון. כמו כן יש לבצע הקבלה בין אבני דרך
לתרומות הניתנות בהתאם למימוש אבני דרך שהוגדרו לפרויקט.
BILLING
על מערכת ה-BILLING לוודא כי כספים המגיעים לרשת החינוך
ממשרד החינוך (גורם המימון הראשי) אכן מגיעים בהתאם להוראות החוק
והתקנות. לשם כך על מערכת ה-ERP לאפשר הגדרה תשתיתית של הישויות
המנוהלות ברשת החינוך, והמשפיעות על גודל התקציב. המערכת מנהלת
את החוקיות של הזכאות לקבלת התשלומים ובאופן זה מתבצעת "עין בוחנת" של
התקבולים שיתקבלו בפועל ממשרד החינוך אל מול הזכאות של בית הספר
המחושבת במערכת.
מידי חודש בחודשו מתבצע ממשק למינהל בתי הספר המעדכן את
מצבת התלמידים עבור כל כתה וכל שנת לימודים. יישום ממשק ברמה החודשית
מחויב כתוצאה משינויים הנובעים מהצטרפות או עזיבה של תלמידים, סגירת
כתות וכדומה. על בסיס המידע שנצבר במערכת מתבצע חישוב של ההכנסות
שאמורות להתקבל ממשרד החינוך לגבי אותו חודש ולאחר מכן קליטה של
נתונים מקובץ התקציב שהגיע בפועל והשוואה מול התקן.
נושא נוסף הנדרש לחישוב ומעקב הנו תקבולי הורים. המערכת
מחשבת את היקף התקבולים בהתאם לחוקיות שהוגדרה על ידי משרד החינוך
והמתבססת על מספר תלמידים מאותה משפחה, ועדת חריגים וכדומה. המערכת
יוצרת התחייבות תשלום בגין כל תלמיד בפירוט של מרכיביה. מודול
הגביה מאפשר קבלת תשלומי הורים במגוון אפשרויות: מס"ב, מזומן, שקים,
קופה ייעודית, כרטיסי אשראי (הוראת קבע וקופה).
מתבצעת פעילות דומה בגין מקורות הכנסה נוספים: משרדי
ממשלה, תרומות, השתתפות עיריות בגירעון של בית ספר מסוים וכיו"ב.
ההכנסות משויכות למוקדים תמחירים וכן מתבצע טיפול
בנושא של הכרה בהכנסה. באופן זה נוצרת הקבלה בין ההכנסה לבין תקופת
המימוש של השירותים בגינה.
תכנון ובניית תקציב
על המערכת לספק כלים לשם תכנון התקציב. התכנון התקציבי
מתבצע בחלקו על ידי מטה הרשת, וחלקו על ידי מנהל בית הספר עצמו.
המערכת מסייעת למנהל בית הספר לחשב את ההכנסות והעלויות הצפויות לבית
הספר לפי: מצבת תלמידים, צפי לתלמידים חדשים, נתוני מורים ועלויות
שכרם, עובדי מנהל ובחינת נתוני העבר בהקשר להוצאות שוטפות.
מנהל בית הספר יכול לבחון את הנתונים שהצטברו במערכת
ולבצע מניפולציות על הנתונים לשם בניית תקציב לשנה החדשה.
נתונים שהוגדרו במהלך זה עוברים, בהתאם למהלכי WF אוטומטיים, לבחינה
ואישור של גורמי מטה כגון: מחלקת משאבי אנוש הבוחנת את נתוני התקציב
לגבי עובדי המנהלה ועוד. בסופו של דבר מתקבל גיליון המכיל את התקציב
הסגור של בית הספר ונוצרת פקודת התקציב. פקודת התקציב נחלקת לשורות,
לפי מפתחות תקציב שאליהם משויכים כרטיסים ומוקדים תמחירים.
הרשאות
מערכת הרשאות מאפשרת הצגת נתונים לגורמים מורשים בלבד.
לדוגמא, עובדי בית ספר מסוים יכולים לצפות אך ורק בנתוני בית הספר
שלהם. ההרשאות מתבצעות לכן הן ברמת תוכניות והן ברמת נתונים -
DATA.
הערכים המוספים כתוצאה מיישום מערכת
ERP ברשת חינוך
איזון תקציבי - הטמעת מערכת ERP מתמחה
בתחום מאפשרת תכנון ובקרה תקציבית ב-ON LINE. חריגות מתקציב מתגלות
לפני שבוצעה ההוצאה ומטופלות מידית. באחד הפרויקטים הושג איזון תקציבי
תוך שנתיים מיישום המערכת.
בחינה שוטפת של התאמת התשומות לצרכים, ברמת כל בית ספר.
חריגים בפעילות שוטפת מוצגים באופן מידי ומביאים לשיפור תהליכים הן
ברמת התכנון והן ברמת הבצוע. כמו כן ניתן להשוות באופן קל ונוח את רמת
היעילות של בתי הספר השונים.
בחינה והתאמת ההכנסות המגיעות ממשרד החינוך לתקבולים
בפועל. המערכת מחשבת את זכאות רשת החינוך ברמת כל סעיף הכנסה, ופותרת
אי הוודאות שהיתה בעבר בנושא אי התאמות תקציביות.
שיפור השירות להורים. חיוב ההורים בהתאם לתקנות ובאופן
ברור הביא לכך שמוסר התשלומים עלה וכן שביעות רצון ההורים מהשרות
שניתן להם.
חזרה לעמוד
ראשי
ליצירת קשר:
Irene_R@one1.co.il
לפרטים נוספים:
שמעון קצובס, סמנכ"ל פתרונות עסקיים One1ERP
shimonk@one1.co.il
03-9767589