פרויקט הקמת מערכת אינטגרטיבית לניהול מכלול התהליכים העסקיים הנדרשים לניהול כוח האדם בהוראה – מהגדרת המסגרות התקציביות, דרך שלב ההיערכות ועד לשיבוץ הפרטני הקובע את מסגרות העסקה.
אחד מהאתגרים המשמעותיים ביותר לרשת כה גדולה הוא ניהול תהליכים וטפסים בצורה יעילה. לפני הפרויקט, המשימות והתהליכים הרבים בעמל לניהול כח אדם בהוראה נוהלו באופן ידני, השתמשו בקבצי אקסל ובמסמכי וורד רבים לתכנון ההיערכות לשנת הלימודים, שמולאו וטופלו בצורה ידנית. תהליך העבודה היה מסורבל, ודרש שעות עבודה מרובות במטה הרשת ובבתי הספר. כיום, תהליכי האישור מנוהלים באופן ממוחשב, מחולל הטפסים של המערכת מפיק עבור כל משימה את הטפסים המתאימים לה, ומאפשר סריקה ותיעוד של מסמכים חתומים לתוך המערכת. ניתן אף להתנות את התקדמות התהליכים בקיום מסמכים סרוקים מתאימים.
הפרויקט לשלב ההיערכות נתן מענה ליעדים העיקריים הבאים:
- ניהול תקציב לסוגי השעות השונים בבתי הספר
- ניהול ההיערכות של משא"נ לשנת הלימודים הבאה
- שיבוץ וניהול משרות הוראה – קביעת מסגרות העסקה
- הגדרת מספר רב של בדיקות תקינות במנגנון יישומי לבקרה אחר תקינות השיבוץ מן ההיבט התקציבי, הפדגוגי, הסכמי השכר, וחוקי משרד החינוך והכלכלה
- ניהול משימות ותהליכי WF לטיפול בהן
- ניהול ארכיון מסמכים – שיוך למשימות ותיוק אוטומטי
- יתור השימוש בגיליונות אקסל ומסמכי וורד רבים שהיו בשימוש
- חישוב מדויק של נתוני קדם-שכר על בסיס היקף וסוגי שעות, השתייכות לרפורמות, וותק וחישובי גמולים שונים
- ממשקים לשכר ולמשרד החינוך
ביוני 2017 עלה לאוויר שלב ב' של הפרויקט – שלב השיבוצים. מודול זה מאפשר לרשת לנהל את שיבוץ המורים בפועל לפי מקצועות לימוד וכיתות וכולל תכנון פדגוגי, חישובים אוטומטיים מורכבים כגון גמולי בגרות וגמולי תפקיד ובקרות שיבוץ. הבקרות נחלקות לתכנון מול ביצוע תקציבי ולבקרה אחר שגויי שיבוץ וזאת על סמך עשרות בדיקות חוקיות הניתנות להגדרה.
בזכות הטמעת מערכת אינטגרטיבית אחת ושימוש בדוחות בקרה, ניתן כיום לזהות צווארי בקבוק ולעקוב ביתר יעילות אחר התקדמות תהליכי ההיערכות והשיבוץ.
מודול החינוך של ONE לניהול כח האדם בהוראה מיושם גם ברשת אמי"ת וכן אצל לקוחות מוניציפליים של השותף העסקי שלנו עוז לתמורה המספק את שירותי המערכת בענן.
