פתרונות לאוטומציה של תהליכים עסקיים (BPA) משמשים כיום את הארגונים המובילים בעולם, ומסייעים להם לייעל תהליכים אסטרטגיים ותקציביים ולשפר את ניהול הפרויקטים באופן רדיקלי. אך לפני שמיישמים פתרונות BPA מבוססי ענן יש מספר דברים שחשוב לקחת בחשבון. יישום נכון של הפתרון יכול לייעל את התהליכים העסקיים ולהבטיח יתרון תחרותי בשוק הדינמי של היום.
בשוק הדינמי והתחרותי של היום, ארגונים מחפשים דרכים חדשות לשפר את היעילות, להסתגל לתנאי השוק המשתנים, ולמצב את עצמם בחזית התחרות. טכנולוגיית BPA (ר"ת Business Process Automation) לאוטומציה של תהליכים עסקיים צברה אהדה בשנים האחרונות בשל יכולתה לצמצם התערבות ידנית, למנוע שגיאות, לשפר את היעילות התפעולית, ולהביא לחיסכון בעלויות בכל חלקי הארגון.
יישום נכון של טכנולוגיית BPA מאפשר דיגיטציה של תהליכי העבודה השונים בארגון. הפתרון לא רק מאיץ את ביצוע המשימות, אלא גם מאפשר להקצות משאבים באופן חכם כדי שהעובדים יוכלו להתמקד בפעילויות בעלות ערך גבוה יותר לארגון.
למרות הפוטנציאל המבטיח של הטמעת פתרונות BPA, מרבית התהליכים במרבית הארגונים עדיין לא מנוהלים בצורה ממוכנת, כאשר לפי הערכות של גופי מחקר בארגון גדול קיימים בין 500 ל-1,500 תהליכים ברמת החטיבה וברמת הארגון. הסיבה לכך היא שאין הצדקה כלכלית לרכוש מערכת שתמכן את כל התהליכים. עובדה זאת גורמת לכך, שמרבית הפעילות הארגונית מתנהלת במיילים וטבלאות ידניות ולמעשה אינה ניתנת למדידה.
גם כשארגון כבר מחליט למכן תהליכים עסקיים מסויימים, האפשרויות העומדות בפניו הן להשתמש במערכת ה-ERP הארגונית, לרכוש ולהתקין מערכת ייעודית, או לפתח בעצמו מערכת מותאמת אישית. אלא שהשימוש ב-ERP למטרה זו עלול להיות מסורבל ולא גמיש, רכישת מערכת ייעודית היא אופציה יקרה שלעתים קשה להתאים אותה לדרישות הארגון, ופיתוח עצמי הינה האופציה היקרה ביותר מבין השלוש ודורשת משאבי פיתוח וזמן מרובים. בשל גורמים אלו ונוספים, מספר לא מבוטל של תהליכים ארגוניים נותרים לא ממוכנים, ומנוהלים בעיקר בגיליונות אלקטרוניים ובמיילים.
דווקא פלטפורמות BPA מבוססות ענן במודל SaaS מאפשרות לארגונים להתגבר על מגבלות אלה. הן ניתנות להתאמה לצרכי הארגון ומספקות דרך חסכונית לנהל מספר תהליכים במקביל, מה שמסייע לשפר את היעילות התפעולית.
לאחר שהוכרה על ידי STKI כמובילה בתחום ה-PPM (Project Portfolio Management) בישראל, חברת My Single Point (MySP) מספקת לארגונים בכל העולם חבילה מקיפה של פתרונות BPA מבוססי ענן במודל של תוכנה כשירות (SaaS). בעזרת פלטפורמות אלו, ארגונים יכולים לשמור על גמישות, להגיב במהירות לשינויים בשוק, וכך להשיג יתרון תחרותי.
נדבך מרכזי בפלטפורמת BPA הוא ניהול הסיכונים. דו"ח עדכני של מבקר המדינה גילה כי 71% מהגופים הממשלתיים אינם משתמשים במערכות מידע לניהול סיכונים, כאשר ההערכות מצביעות על אחוזים גבוהים אף יותר במגזר הפרטי. המלצת המבקר למשרדי ממשלה ולחברות ממשלתיות היתה להטמיע מערכת מידע תומכת ניהול סיכונים. בתגובה לכך, MySP פיתחה את One Risk, פתרון מקיף לניהול סיכונים פיננסיים ותפעוליים המשתלב בצורה חלקה במערכות הארגוניות. הפתרון מתאים לכל המגזרים וממנף את העוצמה של פלטפורמת MySP לביצוע הערכות סיכונים ותכנון אסטרטגי להפחתתם.
One Risk מספק מענה רוחבי לתהליך ניהול הסיכונים בארגון, החל משלב סקר הסיכונים דרך הגדרה של 'תוכניות ההפחתה' ועד מעקב אחר שלבי הביצוע. הפתרון עוקב באופן שיטתי אחר שלבי ההטמעה ומתאים את עצמו כדי להבטיח שהארגון יוכל לבצע הערכת סיכונים יסודית וליישם אסטרטגיות להפחתת סיכונים. יכולת הסתגלות זו מבטיחה שעם One Risk הארגון יוכל להגיב לסיכונים המתפתחים ולשמור על החוסן הארגוני.
כדי להפיק את המקסימום מפתרונות BPA מבוססי ענן חשוב לגשת לתהליך היישום שלהם בצורה אסטרטגית, תוך מיקוד בשלבים הבאים:
בעזרת פתרונות BPA מתקדמים ומבוססי ענן, גם הארגון שלכם יכול לייעל את התהליכים העסקיים ולהבטיח יתרון תחרותי בשוק הדינמי של היום. ל-ONE Technologies, השותפה הבלעדית של MySP בישראל, יש רקורד מוכח של סיוע לארגונים מובילים במגזרים השונים – כולל גופי ממשלה, ביטחון, בריאות, פיננסים וקמעונאות – באמצעות הטמעה מוצלחת של MySP. צור איתנו קשר כדי ללמוד כיצד נוכל לשפר את המצוינות התפעולית ולסייע לך להוביל את ארגונך להצלחה.